Zorluklar
Kuruluşlar her gün, diğerlerinin yanı sıra müşteri profilleri, satın alma siparişleri, çalışan kayıtları, mali raporlar, formlar, taranmış faturalar, sözleşmeler, kalite belgeleri, mühendislik çizimleri ve e-postaları içeren çok sayıda yapılandırılmamış içerik oluşturur. Zorluklar kağıt, dijital içerik, kayıt ve belgeleri ele alıyor. Araştırmalar, yapılandırılmamış içeriğin tüm kurumsal bilgilerin %80’ini veya daha fazlasını oluşturduğunu ve sektöre bağlı olarak yıllık %65 ile %200 arasında bir oranda büyüdüğünü göstermiştir.
Çoğu şirkette, dijital ve kağıt tabanlı içerik genellikle yönetilmeyen bir kaos durumunda bulunur. Bu içerik, tutarlı bir tanımlama sınıflandırması olmaksızın yerel bilgisayar sürücüleri, dosya paylaşımları, dosya klasörleri ve dosya dolapları gibi birden çok konumda depolanır. Bu, kullanıcıların günlük görevleri için ihtiyaç duydukları içeriği bulmasını ve yeniden kullanmasını zorlaştırır.
Sonuç, bilgi aramak ve yeniden oluşturmak için boşa harcanan zamandır. Bu aynı zamanda e-postayı bir belge işbirliği aracı olarak kullanmak gibi daha az verimli uygulamaları da teşvik eder.
Kuruluşlar, yönetilmeyen bilgilerle ilgili iş zorluklarını ele almak için Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) platformlarını benimsemektedir. Kurumsal İçerik Yönetimit Çözümler, bilgiye daha iyi erişim sağlayarak ve bu içeriğin kuruluş genelinde paylaşılması, güvenliğinin sağlanması ve yeniden kullanılması için bir temel oluşturarak iş üretkenliğini ve çevikliğini artırır. Kurumsal İçerik Yönetimit platformu, şirketlerin yeni fırsatlardan yararlanmak veya yeni iş gereksinimlerine hızla uyum sağlamak için önemli bilgileri benzersiz yollarla entegre ederken veri donanımı ve yazılım maliyetlerini düşürmelerine olanak tanır.
SoftExpert ECM Çözümü
SoftExpert ECM organizasyonel süreçlerle ilgili içeriği oluşturmak, yakalamak, yönetmek, depolamak, korumak ve sunmak için gereken tüm temel içerik yönetimi hizmetlerini sağlayan bir yazılımdır. Yapılandırılmamış içeriği merkezileştirmek ve tüm içerik yaşam döngüsünü daha iyi yönetmek için pratik bir yazılım çözümüdür.
Çözüm, belge ve kayıt yönetimi, iş akışları, arama ve arşivlemenin yanı sıra sözleşme yönetimi ve mühendislik belge yönetim sistemi (EDMS) gibi belirli uygulamaları içeren bir dizi Kurumsal İçerik Yönetimi’ni tek bir web tabanlı sistem içinde birleştirerek bütünleşik yetenekler sunmaktadır. platform.
Aracın içerik odaklı süreçleri yönetmedeki sağlam yapısı ve esnekliği nedeniyle, formlar gibi yapılandırılmış belgeler veya istekler veya resmi olmayan kayıtlar gibi yapılandırılmamış belgeler analiz edilebilir ve sınıflandırılabilir. Belgeler kategorilere ayrıldıktan sonra SoftExpert ECM, işle ilgili bilgileri otomatik olarak yakalamak için Optik Karakter Tanıma’yı (OCR) kullanır. Sonuç olarak bu, manuel veri girişini ortadan kaldırır, işlemleri kolaylaştırır ve sistem içinde veri kullanılabilirliğini hızlandırır.
Kurumsal İçerik Yönetimi – ECM
İş süreci yönetimi (BPM) çözümüyle birlikte ECM yetenekleri, içerik türünden (fiziksel veya dijital) bağımsız olarak içerik yönetimi için sağlam bir altyapı sağlar. Çözüm, mevcut yönetişim uygulamalarıyla bütünleşerek panoları, raporları ve iş akışlarını özelleştirme esnekliği sunar.
İş akışı motoru tamamen yapılandırılabilir ve içerikle ilgili iş süreçlerinin otomatikleştirilmesine yardımcı olur. Bu, basit bir inceleme ve onay iş akışı veya daha karmaşık, çok aşamalı bir iş süreci olabilir. Kullanıcılar, dokümanlar oluşturup revize edebilir veya dokümanları meslektaşlarına veya gözden geçirilmek üzere yönetime gönderebilir. Onaylandıktan sonra, bu belgeler kuruluş içinde yayınlanabilir. Tüm nesneler sürüm kontrolüne ve güvenliğine tabidir ve endüstri standartları ve yönetmeliklerine uygunluğun kanıtsal kanıtı için kapsamlı bir denetim izi sağlar.
Temel Faydaları
- Tüm kurumsal içeriği tek bir ortamda merkezileştirerek bilgiye erişimi kolaylaştırır.
- Fiziksel belge depolama maliyetlerini azaltır.
- Belge yazdırma ve kağıt işleme ihtiyacını en aza indirir.
- Yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumu sağlar.
- Belgelerin oluşturulmasını, gözden geçirilmesini ve yayınlanmasını basitleştirir ve hızlandırır.
- İşbirliğini teşvik eder ve güncellenmiş içeriğe gerçek zamanlı olarak erişim sağlar.
- Manuel işlemlerden ve eski dokümanların kullanımından kaynaklanan gecikmeleri ve verimsizlikleri ortadan kaldırır.
- Belge kontrol süreçlerini standartlaştırarak kuruluş genelinde üretkenliği artırır.
- Karakter tanımayı otomatikleştirir ve içeriğin hatalı bir şekilde dizine eklenmesi riskini azaltır.
- Görevlerin, son teslim tarihlerinin ve ekiplerin iş yüklerinin tam görünürlüğünü sağlayarak darboğazların ve sapmaların belirlenmesine olanak tanır.
Farklı bilgi kaynaklarından kolay içerik yakalama.
Merkezi ve sezgisel görev yöneticisi.
Verimliliği artırmak için belge merkezli iş akışları.
Zengin filtreler aracılığıyla verimli ve doğru içerik arama.
Hızlı ve gömülü doküman görüntüleme.
Kişiselleştirilmiş portallar aracılığıyla gerçek zamanlı içerik izleme.
Çözüme Genel Bakış
Yatırım Getirisi (ROI)
Kurumsal İçerik Yönetimit, giderek artan bir şekilde, yönetim maliyetlerini düşürmek, verimliliği artırmak ve kârı artırmak olarak belirlenmiş hedefleri olan bir kurumsal uygulama ve teknoloji olarak görülmektedir.
Genellikle, kurumsal profesyoneller bir yatırımın yatırım getirisini tartışırken, çoğunlukla “finansal” faydaları düşünürler. Günümüzde kuruluşlar, bir yatırımın “finansal olmayan” faydalarını da göz önünde bulundurmalıdır.
Mali Faydalar, kuruluşun bütçesi ve mali durumu üzerindeki etkileri, örneğin maliyet düşüşleri veya gelir artışlarını içerir.
Finansal Olmayan Faydalar, bir yatırımın “maddi olmayan”, “yumuşak” veya “ölçülemeyen” faydalarıdır. Bu faydalar, iş operasyonları ve üretkenlik üzerindeki etkileri içerir.